September 25, 2020

Newsletter menggantikan group WhatsApp kelas di sekolah

Terbaca headline / front page suratkhabar tentang kerenah ibu bapa di dalam group Whatsapp kelas. Kesian juga dengan para cikgu. Sebagai bapa, dan pernah masuk dalam group Whatsapp kelas, memang betul bila ada Ibu bapa yang malas membaca maklumat yang sudah disampaikan hanya untuk bertanya kembali soalan yang sama berkali kali. Belum lagi yang ‘melantik’ guru sebagai ‘ibu atau bapa’ kepada murid-murid untuk menjaga ‘kebajikan’ anak – anak di sekolah.

Cikgu tugasnya mengajar. Tugas mendidik anak jadi manusia itu tugas ibu bapa. Tidak patut untuk bebankan cikgu dengan permintaan yang diluar bidang kuasa mereka. Saya faham, cikgu juga perlu ada sifat kemanusiaan untuk menjadi seorang pendidik yang disenangi, tapi jangan lihat sifat itu sebagai cara untuk mengambil kesempatan. 

Nombor telefon cikgu atau sesiapa pun, adalah peribadi dan tidak perlu diberikan kepada ibu bapa. Cikgu tidak perlu membaca Whatsapp dan menjadi ‘cikgu’ pula kepada ibu bapa. Kadang – kadang bila baca perbualan ibu bapa di dalam group, tidak masuk akal betul. 

Cikgu : Esok bawa pensel warna

Mak 1: Ok cikgu. Tq.
Mak 2: Brand ape pun tak kisah kan cikgu?
Mak 3: Seeloknya jenama luna, sebab kualitinya cantik.
Mak 2: Tapi haritu dah terbeli yg jenama Swan.
Ayah 3: Cikgu, boleh mintak jadual. Jadual anak saya hilang.
Mak 1: Kan jadualnya cikgu ada bagi kat atas² tu, cuba scroll.
Ayah 3: Tu jadual kelas ni ker?
Mak 3: Saya ada letak jadual dalam beg anak saya. Tapi anak saya cakap Jefri koyakkan. Bukan marah tapi saya sangat sedih sebab anak saya baik tak pernah kacau orang. Kat rumah dia selalu tolong kemas stor dan cuci pinggan mangkuk. Harap parent lain dapat nasihatkan anak² ye.
Ayah 4: Saya ayah Jefri. Jefri ckp dia tak buat.
Mak 3: So encik ingat saya buat cerita la? Sy tak kisah pun tapi saya tau anak saya macam mana. Jangan ingat saya tak tau apa yang berlaku kat skolah. Anak saya slalu balik mengadu mcm²!
Ayah 4: Saya mak Jefri. Hey pompuan, cakap elok ckit! %/@=-+)/(44:+)75)@+44) you!!
Mak 5: Open order Karipap frozen dara simpang ompat, satu pax rm10.
Mak 6: Cikgu esok sabtu sekolah cuti kan?

Contoh 1 : Contoh perbualan Whatsapp kelas

Untuk menggantikan group WhatsApp kelas ini, saya cadangkan pihak sekolah melaksanakan dua perkara ini, iaitu membuat newsletter mingguan, atau mewujudkan laman web sekolah.

Contoh rekaan newsletter yang diperolehi dari carian Google.

Newsletter, atau buletin, boleh dibuat setiap minggu untuk memaklumkan penerima tentang apa yang akan berlaku pada minggu sebelumnya, atau pada minggu akan datang. Buletin ini akan dihantar kepada ibu bapa yang mendaftar untuk menerima newsletter ini melalui emel. 

Sampel Buletin Sekolah
Sampel rekaan buletin

Pihak sekolah boleh menggunakan buletin ini untuk

  1. Memaklumkan tarikh pendaftaran sekolah, permulaan hari persekolahan dan maklumat lain berkaitan pendaftaran sekolah. Dengan menggunakan newsletter, fail PDF boleh disertakan dalam emel tersebut untuk menunjukkan penempatan kelas seseorang pelajar. Sebagai contoh, di sekolah anak saya, senarai pelajar dan kelas akan ditampal di papan buletin di luar pagar sekolah. Kalau senarai begini sudah dihantar ke emel lebih awal dari tarikh pendaftaran, pihak ibu bapa dan pelajar tidak perlu berkumpul di satu tempat dan bergilir-gilir membaca nama di senarai yang dicetak. Selain dari senarai pelajar dan penempatan kelas, pihak sekolah boleh menyertakan sekali fail PDF untuk menyenaraikan buku, alat tulis dan perkara lain yang dijual semasa hari pendaftaran. Maklumat sebegini jika dihantar kepada ibu bapa lebih awal akan memudahkan urusan menyediakan wang kecil dan merancang pembelian.
  2. Memaklumkan perkara seperti program yang akan berlangsung pada minggu seterusnya. Seterusnya pihak sekolah boleh memaklumkan jika ada perubahan pada jadual pembelajaran, pemakaian uniform atau baju Pendidikan Jasmani atau lain – lain (contohnya seperti sambutan perayaan). 
  3. Pemberitahuan program untuk pelajar seperti persediaan UPSR, program motivasi, program – program lain yang dirancang oleh pihak sekolah, aktiviti kokurikulum dan lain – lain yang memerlukan tindakan dan perhatian dari pihak ibu bapa.

Apa kelebihan menggunakan Newsletter / Buletin?

  1. Pihak sekolah boleh menyampaikan terus maklumat ke emel ibu bapa. 
  2. Komunikasi melalui emel dilihat lebih profesional diantara pihak sekolah dan ibu bapa kerana dapat mengurangkan komunikasi maklumat yang tidak perlu atau tidak sesuai.
  3. Pihak sekolah boleh letakkan nombor telefon Pejabat Am untuk ibu bapa hubungi jika perlukan kepastian.
  4. Mengurangkan penggunaan kertas di sekolah sekaligus menjimatkan pembelian kertas dan kos cetakan.

Siapa yang bertanggungjawab untuk menyediakan newsletter / buletin?

Pihak sekolah boleh bekerjasama dengan murid – murid untuk menyumbang kepakaran dan idea bagi menghasilkan buletin. Murid – murid boleh dilatih dengan kaedah pengumpulan maklumat, pemprosesan maklumat, reka bentuk dan perancangan masa untuk menyiapkan draf buletin. Hasil kerja murid – murid ini kemudiannya akan dinilai dan diperhalusi oleh pihak guru / pentadbiran sekolah sebelum dihantar ke emel ibu bapa.

Bagaimana jika ada ibu bapa yang tidak mempunyai emel?

Pihak sekolah boleh maklumkan kepada ibu bapa untuk mendaftar atau mencipta emel untuk tujuan sebegini. Prosesnya tidak susah. Semua telefon pintar, baik yang mahal atau murah, baru atau lama, mempunyai aplikasi emel.

Jika ada ibu bapa yang tidak mampu memiliki telefon pintar dengan aplikasi emel, pihak sekolah perlu mencetak buletin dan ditampal seperti biasa di papan buletin. Lebih murah berbanding mencetak ratusan surat makluman untuk diserah kepada ibu bapa.

Cara untuk memulakan Newsletter.

  1. Pihak sekolah mencipta satu emel Khas untuk tujuan menghantar buletin. Contohnya buletinskkerupang(a)gmail(dot)com atau menggunakan emel rasmi sekolah yang telah ditetapkan.
  2. Pihak sekolah perlu mengumpulkan emel ibu bapa / penjaga murid. Emel – emel ini akan dimasukkan ke dalam senarai penerima bagi membolehkan penghantaran emel dibuat sekaligus. 
  3. Menghantar Newsletter ke senarai emel yang telah dicipta. Sila maklumkan ibu bapa / penjaga untuk menyimpan emel sekolah sebagai Contact, jika tidak berkemungkinan ia akan dihantar ke Junk atau Spam.

Selain Newsletter, alternatif lain seperti laman web sekolah juga boleh dipertimbangkan. 

Masa kini, boleh dikatakan majoriti sekolah mempunyai laman sosial seperti Facebook, tetapi terdapat masalah penggunaan seperti :

Tetapan Wall tidak ketat, membolehkan paparan peribadi atau tidak berkaitan aktiviti sekolah dikongsikan di Wall laman Facebook sekolah disiarkan.
Contoh posting di Facebook rasmi sekolah yang tidak sesuai untuk rujukan murid dan ibu bapa
Contoh posting di Facebook rasmi sekolah yang tidak sesuai untuk rujukan murid dan ibu bapa
Kualiti komunikasi tidak dijaga seterusnya mempengaruhi kredibiliti laman sosial sekolah. Contohnya seperti Contoh 1 : Contoh Perbualan Whatsapp Kelas.

Dari segi psikologi, bila kita berurusan dengan seseorang atau sesuatu secara professional, kita juga akan menjaga perlakuan, adab dan pertuturan untuk berurusan. Urusan persekolahan perlu dianggap sebagai penting dan memerlukan komitmen dan professionalism di kalangan ibu bapa dan guru tanpa mengira latar belakang.

Komunikasi di antara ibu bapa dan pihak sekolah amat penting untuk memastikan sebarang urusan, makluman dan persediaan dilaksanakan dengan baik. Oleh itu, semua pihak perlu meletakkan urusan sebegini sebagai sesuatu yang penting diuruskan secara professional. Komunikasi berkualiti boleh dilihat sebagai tanda aras kecemerlangan seterusnya memudahkan perancangan untuk kesenangan semua pihak.

Share This:

admin

I don't have a fancy thing of me to write about. Do it for the passion. Not for fame.

View all posts by admin →

Leave a Reply

Follow

Get every new post on this blog delivered to your Inbox.

Join other followers: